Portrait de Stéphanie BRACHET - responsable du bureau des examens

 

Stéphanie, vous travaillez à la scolarité du pôle Humanités depuis septembre 2022. Quel est votre parcours ?

La fonction publique est pour moi une reconversion après un diplôme en stylisme et 25 années en tant que gérante de magasin. En 2016, j’ai eu besoin de changer, de revoir mes priorités… Accompagnée par l’AFPA, j’ai découvert le monde universitaire grâce à un stage à la scolarité de la Faculté de Droit. Entre les collègues et les missions confiées, j’ai tout de suite senti que j’y avais ma place !

Alors vous êtes restée ?

Oui ! A l’issue de cette période d’immersion et de mise en pratique, on m’a demandé de rester et je n’ai pas réfléchi longtemps pour accepter ! En tout, je suis restée plus de 2 ans en Droit, d’abord en appui sur l’offre de formation 2017-2022, puis sur le parcours des Master 1. Ensuite, j’ai rejoint pour 2 années la scolarité de Médecine - Pharmacie, en charge des Master 2 - ce fût ma première expérience en termes de service mutualisé ! Ce qui m’a plu, c’est la gestion du parcours de scolarité étudiante de A à Z : de la candidature à la remise du diplôme.

Ainsi, vous avez évolué au sein de 3 scolarités de pôles différents… Joli tour d’horizon !

Et pas seulement ! J’ai aussi été de « l’autre côté » si je puis dire ! En 2020, j’ai intégré l’INSPE au poste de secrétaire pédagogique. C’est un poste clé, à la croisée des enseignants et des services de scolarité. Cette expérience m’a donc permis de mieux comprendre le circuit, les points de blocage qui peuvent exister parfois et les attentes de chacune et chacun. C’est sans doute grâce à cette expérience que le pôle humanités m’a proposé de rejoindre le service mutualisé de la scolarité.
 

Vous êtes responsable du bureau des examens au sein de la scolarité du pôle Humanités. Quelles sont vos missions ?

Notre bureau est composé de 6 agents. Avec Jean-Philippe Chamarre et Mathilde Perdriat, nous travaillons à la préparation et à l’organisation des examens terminaux jusqu’à la remise des diplômes. Mon collègue, Grégory Loirat, est en charge de l’accompagnement des étudiants en situation de handicap avec Daniel Adline et Coline Gauvrit.

Avec deux semestres et une session de rattrapage, les examens ont lieux 3 fois par an. Comment est rythmée votre activité ?

Le bureau des examens oscille toute l’année entre course de fond et marathon.
La course de fond, c’est le travail de collecte, de relecture, de classement, puis d’organisation. Elle commence à l’achèvement d’une session d’examen pour en commencer la suivante. Pour le second semestre, nous préparons les examens dès la fin janvier avec la vérification des modalités de contrôle de connaissance. Puis, avec Mathilde Perdriat, nous créons les calendriers d’examens, le tableau des surveillances que nous envoyons ensuite aux secrétariats pédagogiques pour vérifier si nous n’avons pas fait de chevauchement et pour transmission de la liste des surveillants à mobiliser.
Ensuite, ma collègue Mathilde Perdriat réceptionne les sujets d’examens des 5 composantes. Sur ce second semestre, on en comptabilise 390. Son travail de relecture nécessite beaucoup de rigueur et de vigilance dans la vérification des codes et des intitulés par exemple.
Une fois que tous les signaux sont au vert, nous passons à l’édition et à l’impression des sujets, des listes d’émargements et des étiquettes d’anonymisation. Rien que pour une partie de la L1 de psychologie, cela représente plus de 3408 étiquettes ! Là encore, nous effectuons une vérification et un classement car il peut arriver qu’une page de sujet soit manquante par exemple.
En parallèle, nous éditons un tableau croisé dynamique permettant aux surveillants d’avoir accès à la liste des épreuves à surveiller.

Si je comprends bien, c’est là que vous passez en mode marathon ?

Absolument ! A 3 semaines des premiers examens, nous commençons une relecture qui nécessite beaucoup de rigueur et de vigilance dans la vérification des codes, des intitulés, le bon sujet à la bonne date et dans le bon amphi. Nous organisons la mise sous pli des sujets pour les étudiants en situation de handicap qui ne composent pas dans les mêmes salles dans un contre la montre ! Objectif : remettre, le Jour J aux examinateurs, l’enveloppe contenant les sujets, les listes d’émargement et les étiquettes si besoin. Ce travail est très méticuleux car la moindre erreur peut retentir sur toute la chaine ! Nous veillons aussi à transmettre les instructions pour le bon déroulement de l’examen. C’est important car en cas de doute, les surveillants peuvent s’y référer.
Durant la session d’examen, qui dure cette année 3 semaines, toute l’équipe est sur le pont dès 7h pour remettre les enveloppes contenant les sujets et les listes d’émargement. Lorsque les examens se déroulent dans les grandes salles comme le SUAPS ou le STADIUM, Mathilde et moi sommes présentes aux heures d’ouverture pour renseigner les surveillants qui auraient des questions ou des étudiants qui ne trouvent pas leur emplacement.

Rencontrez-vous souvent des étudiants perdus dans cette période ?

Disons qu’ils sont surtout stressés, en particulier les étudiants de première année. Les partiels en grande salle, c’est très impressionnant ! En plus cette année, avec la nouvelle offre de formation, certains calendriers d’examens ont pu être erronés ou incomplets ! Heureusement, nous communiquons le maximum d’informations en amont par mail pour qu’ils puissent anticiper et se rassurer. Cette année, les calendriers et les listes d’affichage des grandes salles sont en ligne sur la page examens du pôle Humanité et le jour J, les étudiants pourront flasher un QR code à leur arrivée en grande salle pour retrouver leur emplacement. On essaie de trouver des solutions pour leur faciliter les démarches et surtout, qu’ils puissent passer leurs examens le plus sereinement possible.

Alors votre mission s’arrête là ? A la remise des copies ?

Si seulement ! Après les examens, on récupère les feuilles d’émargement et les copies si les enseignants ne sont pas repartis avec pour les corriger. Une fois la correction faite, ils transmettent les notes et les copies aux secrétaires pédagogiques qui enregistrent les notes directement. Le jury se réunit pour valider les notes, les secrétariats pédagogiques transmettent ensuite les PV de jury à mon collègue Jean-Philippe Chamarre qui centralise la commande d’édition des diplômes entre septembre et octobre auprès de le DFRU pour une livraison fin novembre. Et entre-temps, on a déjà embrayé sur l’organisation des examens suivants !

Je vois ! Alors on vous souhaite une session 2024 sans accroc !